SOAP Apresentações Profissionais - 22/05/2017
O que você faz quando apresenta a sua empresa para um possível cliente? Junta o material de divulgação e usa sempre o mesmo discurso para contar o que faz e quais métodos utiliza? Apesar de parecer uma tarefa simples, criar uma apresentação institucional que cause impacto de verdade exige o desenvolvimento de um roteiro interessante e recursos visuais adequados.
Uma apresentação institucional deve ser direcionada para uma situação específica e um público específico. E este é apenas um dos erros que flagramos as empresas cometendo de maneira recorrente. Conheça outros deslizes comuns que podem ser evitados!
A apresentação institucional introduz o negócio ao interlocutor, podendo ser um cliente, um potencial consumidor ou até mesmo um fornecedor. O objetivo dela é apresentar a proposta de valor da empresa, permitindo que qualquer um dos stakeholders entenda por que a empresa existe e qual o tipo de problema ela se dispõe a resolver.
O primeiro passo para produzir uma apresentação institucional é pensar no objetivo do material. Sua empresa está buscando novos clientes? Quer fechar parcerias? Ou, talvez, captar novos investimentos? Ou tudo isso ao mesmo tempo? Ela deve atender a apenas um objetivo e um público-alvo, para que você possa personalizar e direcionar sua mensagem para atender a dores específicas.
Cuidado! Uma apresentação institucional tem um objetivo completamente diferente de uma apresentação comercial. Entretanto, para construir a sua apresentação comercial, provavelmente você trará elementos institucionais para contextualizar a empresa e relacionar a sua proposta de valor ao produto que vai oferecer ao seu prospect. As vezes apenas 1 ou 2 já cumpram esse papel.
Os erros em apresentações institucionais podem custar o sucesso de uma boa primeira impressão. Então, vamos agora conhecer alguns erros recorrentes e entender como evitá-los.
A proposta de valor de sua apresentação profissional é essencial. Nela, você mostrará quais vantagens um possível cliente teria ao fazer negócio com a sua empresa, quais são os seus diferenciais em relação à concorrência para contextualizar um fornecedor, ou até mesmo, o que faz a sua empresa ser tão única para novos colaboradores. Não basta descrever as áreas em que sua companhia atua. É fundamental direcionar o seu discurso, trazendo as questões que realmente interessam ao seu interlocutor, de modo a fazer uma apresentação criativa.
Conecte-se com os pontos de dor dele. E aproveite também para contar os diferenciais da sua empresa. Como é feito o trabalho? Por que a sua metodologia é mais eficiente que a dos concorrentes? Quem são os seus atuais clientes? Quais cases de sucesso você pode apresentar a respeito de mercados parecidos? Esses são alguns exemplos para você investir e evitar ser genérico.
Uma atitude comum em apresentações institucionais é iniciá-las com frases como “a missão da minha empresa é produzir produtos tecnológicos de maneira diferenciada”. Porém, expor diretamente essas definições dificulta a retenção da mensagem que você deseja transmitir.
Isso costuma soar como meras palavras jogadas em um slide. Mais eficiente é falar sobre a importância da tecnologia e como ela muda a vida das pessoas. Ao final da apresentação institucional, fale algo como “é por isso que estamos aqui”. Essa frase causará um impacto muito maior.
É muito mais fácil reter uma informação quando se chega a uma conclusão. Então, deixe que a audiência conclua qual o propósito, a missão, a visão e os valores de sua empresa –– a partir, é claro, da boa estruturação de sua narrativa.
Tente escapar de inícios muito engessados, sem interação ou sem foco no benefício que trará para a sua audiência. Assim como em um texto escrito, essa é a etapa em que o público decide se continua ou não a dar palco para as informações.
Quem não gosta de compartilhar conquistas? Falar sobre momentos de vitória é, sem dúvida, algo entusiasmante. Mas será que a audiência de sua apresentação está interessada em saber de toda a história da empresa naquele momento? Sobre a vida do fundador, sobre as grandes crises ou sobre as aquisições que foram feitas?
Tenha em mente que o foco da apresentação da empresa são os ouvintes. Como a sua empresa vai impactar a vida deles? Esse é o ponto no qual deve se concentrar. O falatório exagerado se torna cansativo e pode desviar a atenção do público, que deveria estar focado na relevância do seu negócio.
Uma alternativa é usar o storytelling e trazer alguns dados sobre a empresa, para tornar a apresentação mais interessante e convidativa. Novamente, tenha cuidado para não causar impactos negativos no público e sempre coloque a sua audiência no centro.
Não envie o arquivo institucional para qualquer pessoa antes de um primeiro encontro presencial. No entanto, caso haja essa necessidade, apresente um teaser para atiçar a curiosidade. E muito cuidado aqui, uma apresentação autoexplicativa deve ter uma estrutura narrativa e visual completamente diferente de uma apresentação construída para ser apresentada.
Nesse caso, o foco deve estar em ser didático e sucinto. Não exagere na quantidade e no volume de texto dos slides. Sem a presença de um apresentador, as técnicas para engajamento da audiência são diferentes.
Para fazer apresentações eficientes, depois do diagnóstico preciso (definição de objetivo, entendimento da audiência e adequação ao contexto), é hora de começar a construir um roteiro –– os slides, inclusive, podem ser os condutores para sua narrativa, mas não são obrigatórios. A ideia é transmitir o comunicado de forma clara e direta, sem enrolações, como vimos.
Fugir desse guia é abrir espaço às divagações, às repetições excessivas e à possibilidade de cansar a sua audiência. Então, melhor se ater ao necessário e não esquecer da sua mensagem principal, das informações mais importantes do seu pitch.
As chances de se confundir nos dados e perder a confiança são maiores quando não existe organização e treinamento prévio. Melhor manter a narrativa fluida e coerente, concorda? Nesse cenário, garanta a interação com a sua audiência e tenha planos de ação para recuperar o interesse quando notar que está ficando sem o engajamento esperado.
Os slides podem ser um grande apoio a quem precisa fazer uma apresentação institucional, mas também são prejudiciais quando não seguem algumas regras. A principal delas é a quantidade de texto inserida.
A sua audiência não está ali para ler: ela quer ouvir de você quais são os benefícios e diferenciais da empresa. Exagerar nos textos pode dividir a atenção e resultar no desinteresse pela concorrência de estímulos (sua voz e a necessidade de leitura). Os textos nos slides não devem ser o seu roteiro, eles são o seu guia e reforçam e criam âncoras mentais para estimular a memorização e engajamento da audiência.
Conduza essa dança, direcione o olhar da audiência para o que você gostaria de enfatizar a partir do recurso das animações. O clique de entrada das informações quando acompanham a sua fala deixam a dinâmica mais atrativa e engajadora. Além de demonstrar profissionalismo e credibilidade, pois a audiência poderá deduzir que você se preparou para aquele momento.
Agora que você já sabe como a apresentação institucional é essencial, e os erros, fáceis de se identificar, terá mais eficiência em sua jornada. Melhor ainda se buscar uma empresa parceira para potencializar a comunicação do seu negócio, com cases de sucesso e experiência no mercado.
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