Apresentação institucional: 6 erros cometidos pelas empresas

SOAP Apresentações Profissionais - 22/05/2017

O que você faz quando apresenta a sua empresa para um possível cliente? Junta o material de divulgação e usa sempre o mesmo discurso para contar o que faz e quais métodos utiliza? Apesar de parecer uma tarefa simples, criar uma apresentação institucional que cause impacto de verdade exige o desenvolvimento de um roteiro interessante e recursos visuais adequados.

Uma apresentação institucional deve ser direcionada para uma situação específica e um público específico. E este é apenas um dos erros que flagramos as empresas cometendo de maneira recorrente. Conheça outros deslizes comuns que podem ser evitados!

O que é uma apresentação institucional

pessoas sorrindo e símbolo de gráfico em crescimento, mostrando que a apresentação institucional foi um sucesso

A apresentação institucional introduz o negócio ao interlocutor, podendo ser um cliente, um potencial consumidor ou até mesmo um fornecedor. O objetivo dela é apresentar a proposta de valor da empresa, permitindo que qualquer um dos stakeholders entenda por que a empresa existe e qual o tipo de problema ela se dispõe a resolver.

O primeiro passo para produzir uma apresentação institucional é pensar no objetivo do material. Sua empresa está buscando novos clientes? Quer fechar parcerias? Ou, talvez, captar novos investimentos? Ou tudo isso ao mesmo tempo? Ela deve atender a apenas um objetivo e um público-alvo, para que você possa personalizar e direcionar sua mensagem para atender a dores específicas.

Cuidado! Uma apresentação institucional tem um objetivo completamente diferente de uma apresentação comercial. Entretanto, para construir a sua apresentação comercial, provavelmente você trará elementos institucionais para contextualizar a empresa e relacionar a sua proposta de valor ao produto que vai oferecer ao seu prospect. As vezes apenas 1 ou 2 já cumpram esse papel.

O que não fazer em uma apresentação institucional

Os erros em apresentações institucionais podem custar o sucesso de uma boa primeira impressão. Então, vamos agora conhecer alguns erros recorrentes e entender como evitá-los.

1. Mostrar o que a sua empresa faz genericamente

A proposta de valor de sua apresentação profissional é essencial. Nela, você mostrará quais vantagens um possível cliente teria ao fazer negócio com a sua empresa, quais são os seus diferenciais em relação à concorrência para contextualizar um fornecedor, ou até mesmo, o que faz a sua empresa ser tão única para novos colaboradores. Não basta descrever as áreas em que sua companhia atua. É fundamental direcionar o seu discurso, trazendo as questões que realmente interessam ao seu interlocutor, de modo a fazer uma apresentação criativa.

Conecte-se com os pontos de dor dele. E aproveite também para contar os diferenciais da sua empresa. Como é feito o trabalho? Por que a sua metodologia é mais eficiente que a dos concorrentes? Quem são os seus atuais clientes? Quais cases de sucesso você pode apresentar a respeito de mercados parecidos? Esses são alguns exemplos para você investir e evitar ser genérico.

2. Declarar a missão, a visão e os valores logo de cara

Uma atitude comum em apresentações institucionais é iniciá-las com frases como “a missão da minha empresa é produzir produtos tecnológicos de maneira diferenciada”. Porém, expor diretamente essas definições dificulta a retenção da mensagem que você deseja transmitir.

Isso costuma soar como meras palavras jogadas em um slide. Mais eficiente é falar sobre a importância da tecnologia e como ela muda a vida das pessoas. Ao final da apresentação institucional, fale algo como “é por isso que estamos aqui”. Essa frase causará um impacto muito maior.

É muito mais fácil reter uma informação quando se chega a uma conclusão. Então, deixe que a audiência conclua qual o propósito, a missão, a visão e os valores de sua empresa –– a partir, é claro, da boa estruturação de sua narrativa.

Tente escapar de inícios muito engessados, sem interação ou sem foco no benefício que trará para a sua audiência. Assim como em um texto escrito, essa é a etapa em que o público decide se continua ou não a dar palco para as informações.

3. Contar toda a história da corporação

Quem não gosta de compartilhar conquistas? Falar sobre momentos de vitória é, sem dúvida, algo entusiasmante. Mas será que a audiência de sua apresentação está interessada em saber de toda a história da empresa naquele momento? Sobre a vida do fundador, sobre as grandes crises ou sobre as aquisições que foram feitas?

Tenha em mente que o foco da apresentação da empresa são os ouvintes. Como a sua empresa vai impactar a vida deles? Esse é o ponto no qual deve se concentrar. O falatório exagerado se torna cansativo e pode desviar a atenção do público, que deveria estar focado na relevância do seu negócio.

Uma alternativa é usar o storytelling e trazer alguns dados sobre a empresa, para tornar a apresentação mais interessante e convidativa. Novamente, tenha cuidado para não causar impactos negativos no público e sempre coloque a sua audiência no centro.

4. Enviar o arquivo da apresentação para todo mundo

Não envie o arquivo institucional para qualquer pessoa antes de um primeiro encontro presencial. No entanto, caso haja essa necessidade, apresente um teaser para atiçar a curiosidade. E muito cuidado aqui, uma apresentação autoexplicativa deve ter uma estrutura narrativa e visual completamente diferente de uma apresentação construída para ser apresentada.

Nesse caso, o foco deve estar em ser didático e sucinto. Não exagere na quantidade e no volume de texto dos slides. Sem a presença de um apresentador, as técnicas para engajamento da audiência são diferentes.

5. Fugir do roteiro programado

Para fazer apresentações eficientes, depois do diagnóstico preciso (definição de objetivo, entendimento da audiência e adequação ao contexto), é hora de começar a construir um roteiro –– os slides, inclusive, podem ser os condutores para sua narrativa, mas não são obrigatórios. A ideia é transmitir o comunicado de forma clara e direta, sem enrolações, como vimos.

Fugir desse guia é abrir espaço às divagações, às repetições excessivas e à possibilidade de cansar a sua audiência. Então, melhor se ater ao necessário e não esquecer da sua mensagem principal, das informações mais importantes do seu pitch.

As chances de se confundir nos dados e perder a confiança são maiores quando não existe organização e treinamento prévio. Melhor manter a narrativa fluida e coerente, concorda? Nesse cenário, garanta a interação com a sua audiência e tenha planos de ação para recuperar o interesse quando notar que está ficando sem o engajamento esperado.

6. Exagerar na quantidade de texto no ppt

Os slides podem ser um grande apoio a quem precisa fazer uma apresentação institucional, mas também são prejudiciais quando não seguem algumas regras. A principal delas é a quantidade de texto inserida.

A sua audiência não está ali para ler: ela quer ouvir de você quais são os benefícios e diferenciais da empresa. Exagerar nos textos pode dividir a atenção e resultar no desinteresse pela concorrência de estímulos (sua voz e a necessidade de leitura). Os textos nos slides não devem ser o seu roteiro, eles são o seu guia e reforçam e criam âncoras mentais para estimular a memorização e engajamento da audiência.

Conduza essa dança, direcione o olhar da audiência para o que você gostaria de enfatizar a partir do recurso das animações. O clique de entrada das informações quando acompanham a sua fala deixam a dinâmica mais atrativa e engajadora. Além de demonstrar profissionalismo e credibilidade, pois a audiência poderá deduzir que você se preparou para aquele momento.

Agora que você já sabe como a apresentação institucional é essencial, e os erros, fáceis de se identificar, terá mais eficiência em sua jornada. Melhor ainda se buscar uma empresa parceira para potencializar a comunicação do seu negócio, com cases de sucesso e experiência no mercado.

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