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Comunicação remota – Como ser próximo de quem está distante? 

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Em tempos de novas dinâmicas de trabalho, explode a quantidade de pessoas em home office e a comunicação à distância se tornou o novo normal. Aí, reuniões e negociações passaram por um novo modelo, usando telefone, videoconferência e inúmeras plataformas de comunicação para viabilizar esses momentos e aproximar, um pouco, as pessoas.

 

Nesse cenário, os desafios para se fazer uma comunicação eficiente e que traz resultados se tornam ainda maiores. Afinal de contas, quando temos alguma tecnologia mediando nossas mensagens, perdemos o contato pessoal, a verdade que o olho no olho trás, a possibilidade de utilizar os 5 sentidos e a conexão emocional que só o “ao vivo” é capaz de proporcionar.

 

Mas se é fato que perdemos tudo isso, uma coisa é certa: não dá para ficar reclamado, é preciso entender esse novo contexto, se adaptar as particularidades e saber explorar as oportunidades e possibilidades que eles apresentam.

 

Antes de Tudo

 

No entanto, aqui vale lembrar de alguns elementos que são comuns e essenciais para qualquer comunicação de sucesso – que busca atingir seus objetivos:

 

Qual o seu objetivo mesmo?

 

Como em quase toda comunicação, saber aonde se quer chegar, qual o seu objetivo em todo e qualquer momento é fundamental. E quanto mais específico e “cirúrgico”, melhor.

 

Ou seja, tenha sempre um objetivo claro e bem definido por momento de comunicação; isso vai te permitir pensar em caminhos que te levem a uma único destino. E o melhor: o destino que se preparou para chegar.

 

Como você vai atingir seu objetivo?

 

Legal, agora que você já sabe aonde quer chegar é hora de construir o caminho que te levará até lá.

Nesse caso, elaborar um roteiro é essencial.

Para isso, lembre que a primeira coisa é definir sua mensagem central.

Depois definida, comece o roteiro com algo que diga respeito ao interesse da(s) pessoa(s) com quem você está falando.

Afinal de contas, a melhor forma de conquistar a atenção de alguém é falando sobre ela – e não sobre você.

Por fim, deixe construa sua história com argumentos, dados, fatos e informações que se relacionem com a mensagem centra.

 

Por fim…

 

Feito isso, aí sim, é hora de pensar na plataforma de comunicação que vai intermediar a sua comunicação – e nos seus pontos fortes e fracos.

 

Por isso, agora, vamos abordar alguns pontos que podem fazer toda a diferença na sua performance em duas tecnologias de comunicação, que se apresentam com força nos dias atuais.

 

TELEFONE

 

Nesse caso, basicamente o único recurso que você, comunicador, tem é a sua própria voz.

Assim como na época áurea do rádio, quem tem uma voz privilegiada já larga em vantagem.

Mas isso não quer dizer que só isso te faz ganhar o jogo – e nem que quem não tem uma voz privilegiada está perdido nesse novo contexto.

Por isso, quando se está em uma comunicação por telefone, pense nos seguintes pontos fundamentais.

 

1.Crie imagens na cabeça da sua audiência.

 

Mais do que falar, falar e falar, você precisa criar situações que fiquem marcadas na cabeça do(s) seu(s) interlocutor(es).
Assim, se em uma conversa pessoal você pode lançar mão de recursos visuais para apoiar suas mensagens, por telefone isso é impossível.

 

Só que não!

 

Pense que aquele gráfico ou número que você ia apontar com o dedo, agora precisa ser contado para a sua audiência. Assim, sua audiência precisa visualizar a sua história – e você, construir essa imagem na cabeça das pessoas com quem está falando.

 

O que à primeira vista pode parecer uma barreira, quando olhado com mais cuidado, é exatamente o contrário. Isso vai forçar você a ser mais preciso e ilustrativo na comunicação, o que invariavelmente leva a uma melhor compreensão da audiência.

 

2.Menos é mais.

 

Chavão, clichê, expressão gasta…, mas a mais pura verdade!

Seja conciso nas suas mensagens – e o mais preciso possível. Isso ajuda a deixar claro seus objetivos e suas intenções. E isso se torna ainda mais importante quando não temos o contato visual para ajudar nas interações e interpretações.

Cuide para que suas mensagens sejam claras e objetivas, sem deixar dúvidas ou possibilidades abertas e vieses errôneos e/ou negativos.

Procure a precisão em todas as suas mensagens, em todas as suas falas. E lembre-se: é a sua voz e a consistência da sua mensagem que vão garantir o sucesso da comunicação apoiada pelo telefone.

 

VIDEOCONFERÊNCIA

 

Por outro lado, quando utilizamos alguma tecnologia que permite a captura e transmissão de vídeo, dispomos de mais recursos para potencializar a nossa comunicação. No entanto, a proximidade que é emulada por esses dispositivos, não é real – então, precisamos ter sempre claro em nossa cabeça que, nesses casos, não estamos num momento presencial.

 

Por isso, alguns fatores são importantes e precisamos nos planejar para que o objetivo final seja alcançado:

 

1.Tecnologia.

 

Verifique se a tecnologia está funcionando corretamente. Que a transmissão de vídeo não está com atraso, que os arquivos compartilhados estão sendo vistos por todos os participantes, que o áudio está claro e que qualquer outra possibilidade esteja em perfeitas condições de funcionamento.

 

Nada mais desagradável, interruptivo e desafiante para uma comunicação do que um sinal que cai o tempo todo, de uma voz que chega atrasada ao receptor e da impossibilidade de uma conversa quando a transmissão oscila o tempo todo.

 

Tudo isso tira a concentração de você, que está transmitindo a mensagem, e é mais um estímulo para a desatenção das pessoas que estão participando da conferência e/ou reunião.

 

2.Ambiente Físico.

 

As pessoas que estão participando da sua conferência estarão observando você – e, principalmente, o ambiente de onde você estará fazendo a sua transmissão.

 

Assim, não deixe que quadros, pôsteres, decoração, pintura e outros estímulos visuais roubem a atenção daquilo que realmente importa: a sua comunicação e você.

 

 

Cuide para que todos os detalhes que façam parte desse momento só tenham um único objetivo: ajudar a atingir o seu objetivo. Assim, se não quiser destacar nada do ambiente, utilize um fundo totalmente branco ou algum recurso que permita desfocar o que não está em primeiro plano.

 

 

Por outro lado, se quiser chamar a atenção para algo, como a sua mensagem principal, por exemplo, coloque ao fundo alguma imagem (quadro, foto e pôster, entre outros) que remeta e/ou faça lembrança daquilo que se quer colocar na cabeça da audiência.
Por fim, vale lembrar que um ambiente bem cuidado, com cara de novo e atrativo, desperta boas sensações nas pessoas que estão assistindo. Isso vai fazer com que elas fiquem mais receptivas às suas mensagens e a você. E emoção é uma ferramenta importante para convencer e influenciar as pessoas (nesse aspecto, estética e visual podem ser um detalhe decisivo).

 

3.Recursos Multimídia.

 

As tecnologias de videoconferência e reuniões à distância permitem a utilização de alguns recursos multimídia associadas. Ou seja, é possível compartilhar áudio, imagem, apresentação, documento, planilhas e até mesmo outros vídeos.
Nesse caso, em que as possibilidades são muitas, o principal é não se perder no meio de todas elas. Sendo assim, mantenha-se firme no trilho da sua comunicação – construindo as mensagens em prol de seu objetivo e em torno de sua mensagem principal.

 

 

No entanto, é óbvio que se fizer sentido e estiver de acordo com as metas traçadas para esse momento, não hesite em utilizar um recurso que ajude a explicar melhor, a manter a atenção da audiência sempre alta e a dar o dinamismo que resulta em mais engajamento.

 

 

Para finalizar, vale refletir que, independentemente da forma – presencial ou à distância – e das novas dinâmicas de trabalho e comunicação/reunião/negociação, o fundamental é diagnosticar o contexto e avaliar as ferramentas disponíveis. Identifique as principais características desses dois elementos fundamentais e construa uma comunicação pensando nelas – e, mais do que isso, explorando os pontos fortes que se oferecem para que você consiga fazer uma comunicação eficiente, que traga resultados e que te aproxime dos objetivos traçados.