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Reunião difícil pela frente? Saiba o que você pode fazer para gerir conflitos antes, durante e depois desses momentos decisivos

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Conflitos são inerentes à vida. Acontecem a todos os momentos em todos os lugares. E se manifestam de inúmeras formas.

 

Reuniões são talvez o momento onde os conflitos fiquem mais aparentes, pois são quando as partes envolvidas se encontram, olho no olho.

 

Se por um lado, é a ocasião perfeita para discussões acaloradas, por outro, a reunião é a oportunidade para a gestão desse conflito de forma eficiente.

 

É aí que entram suas habilidades como comunicador, que devem estar presentes não apenas no momento decisivo da reunião, como também antes e depois.

 

 

ANTES

Se existe um assunto que gere um nível alto de conflito, esse assunto precisa ser tratado de forma bem específica na reunião. Ao invés de se tornar mais um item na pauta de uma reunião extensa, cheia de assunto a serem tratados, avalie se não é melhor convocar uma reunião curta, de no máximo 30 minutos, com um tema e um objetivo muito claros.

 

Nessa convocação, especifique o que espera como resultado dessa reunião em três níveis: o que as pessoas precisam, em relação ao assunto, entender, sentir e fazer. É uma forma de colocar todos na mesma página, lembrá-los que são uma equipe e que estão todos, no fim, buscando as mesmas coisas.

 

Faça um alinhamento prévio, mesmo que por e-mail, com as partes envolvidas, já solicitando um primeiro feedback, para que fique claro o que estará em jogo naquela reunião.

 

Lembre-se: o conflito já existe, a reunião é para geri-lo, não para piorá-lo. Mapeando o que cada parte irá trazer como objetivos próprios, as tensões envolvidas, as necessidades que não estão sendo atendidas, o nível de satisfação em relação ao assunto que será abordado, entre outros pontos, você aumenta suas chances de encaminhar soluções durante a reunião.

 

 

DURANTE

Essa preparação prévia não significa que você irá “armado” para essa reunião com um PPT “munido” de bullet-points, com dezenas de argumentos que, na sua visão, poderiam encerrar a discussão. Isso só vai tornar o ambiente mais “bélico”.

 

Se você quer paz, guarde tudo o que já ouviu para um momento adequado que vai surgir naturalmente se você praticar uma escuta atenta. Portanto, faça apenas uma breve introdução e, a partir daí, fale o mínimo necessário.

 

Há dois tipos de reações extremas que o ser humano apresenta em situações conflituosas: o enfrentamento, que pode levar a uma explosão emocional, ou a apatia, que é a fuga ao confronto. Apesar da apatia não representar  em um primeiro instante uma ameaça tão grande à dinâmica da reunião, é tão perigosa quando a explosão.

 

Ambos os casos merecem atenção. Por isso, a escuta atenta e estímulo à participação de todos na conversa é fundamental.

 

 

DEPOIS

A discussão pode chegar a um impasse e, nesse momento, uma decisão precisa ser tomada. Nunca haverá como satisfazer inteiramente a todos, mas ao menos todos precisam sentir que contribuíram de alguma forma para solução encontrada para aquele conflito.

 

O conflito não necessariamente precisa ser resolvido durante a reunião. Mas ao menos precisa ser encaminhado. A partir da reunião, as pessoas precisam ter clareza do seu papel, ações que precisam tomar para esse encaminhamento.

 

E aí a vida segue… até o próximo conflito!

 

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