7 ferramentas de comunicação interna: o que são, como funcionam e qual sua importância

Os colaboradores de uma empresa fazem uma grande diferença competitiva em qualquer negócio. Por isso, é importante mantê-los informados, engajados e comprometidos com os resultados da companhia, e uma das formas de conquistar esse objetivo é utilizar as ferramentas de comunicação interna.

A comunicação interna também é fundamental, por exemplo, para o bom funcionamento dos projetos dentro das empresas e para o aumento de produtividade – ao conectar pessoas, os problemas de comunicação entre os diferentes setores da empresa podem ser evitados.

Segundo a Towers Watson, as companhias que utilizam uma estratégia efetiva de comunicação interna têm performance 3,5 vezes melhor do que seus concorrentes.

Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), 63% das empresas pensam que um dos processos mais importantes em um ambiente corporativo é a comunicação interna.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para você conhecer algumas ferramentas de comunicação interna, com suas vantagens e desvantagens no dia a dia. Vamos lá?

7 ferramentas de comunicação interna nas empresas

1. E-mail Corporativo

O e-mail é uma das ferramentas de comunicação interna voltada para conteúdos formais ou informais, podendo conter informações importantes ou rápidas e rotineiras.

Devido à sua pluralidade de informações e fontes, ele não deve ser utilizado como a única ferramenta de comunicação interna em uma empresa.

Vantagens:

• baixo custo de implantação, operação, manutenção e distribuição de conteúdo;
• tem fácil acesso por diversos dispositivos como computador, smartphone e tablet;
• é de fácil utilização;
• é prático e contém avisos breves, informações rápidas e momentâneas que precisam de resposta ágil;
• permite interação entre os colaboradores.

Desvantagens:

• todos os colaboradores precisam ter acesso à internet;
• a falta de um gerenciamento apropriado dos envios de e-mail pode sobrecarregar os colaboradores com informações desnecessárias e diminuir a produtividade dos mesmos;
• é pouco atrativo e torna difícil captar a atenção do colaborador;
• as mensagens podem ser perdidas.

2. TV Corporativa/Mural Digital

A TV Corporativa online é uma tendência entre as ferramentas de comunicação interna disponíveis nas empresas, oferecendo um canal de TV exclusivo aos colaboradores.

Essa ferramenta pode ser usada para incrementar campanhas de endomarketing, ações de gamificação, avisos, treinamentos e outras ações.

As TVs são posicionadas em lugares estratégicos na empresa e exibem vários tipos de conteúdo o dia todo.

Vantagens:

• desperta a atenção dos colaboradores e transmite informações por meio de textos, imagens e vídeos;
• todos os colaboradores têm acesso;
• a atualização dos conteúdos exibidos é feita remotamente, deixando o canal muito dinâmico;
• oferece a possibilidade de segmentar as mensagens conforme os perfis e departamentos.

Desvantagens:

• maior custo de implantação;
• os conteúdos devem ser atualizados frequentemente;
• o custo da operação pode ser alto caso a gestão dos conteúdos seja terceirizada.

3. Mural Impresso/Jornal Mural

Também conhecido como jornal de parede ou jornal mural, ele é uma das ferramentas de comunicação interna mais antigas. No entanto, ainda é muito usado nas organizações.

Os murais devem ser instalados em locais de grande circulação na empresa para que os textos e imagens sejam de fácil acesso a todos os colaboradores.

Vantagens:

• custo de implantação muito baixo;
• alcança todos os colaboradores, mesmo aqueles sem acesso à internet;
• ficam sempre à disposição, não sendo necessário que o colaborador tenha que buscá-lo em e-mails ou pastas.

Desvantagens:

• precisa ser atualizado constantemente para manter a atenção dos colaboradores. Caso contrário, é ignorado;
• tem alto custo operacional em razão da distribuição dos novos materiais, principalmente em empresas que possuem um grande número de murais;
• custo com papéis e impressões se torna alto com o tempo;
• se parte de sua equipe não está concentrada em um escritório fixo (como equipes comerciais), a comunicação pode não chegar a todos.

4. Intranet e Portal Corporativo

A intranet interliga departamentos e unidades por meio de uma rede de computadores com acesso limitado aos colaboradores. É uma das melhores ferramentas de comunicação interna, pois guarda as informações em um só lugar, nos servidores, e serve também como um acervo de arquivos.

Vantagens:

• centraliza as informações;
• mensura o uso da Intranet e o consumo dos conteúdos com a ajuda de ferramentas auxiliares;
• permite que a matriz acesse informações das filiais e vice-versa;
• mais sustentável, pois não utiliza papéis;
• quando bem administrada, mantém as informações sempre organizadas e atualizadas.

Desvantagens:

• o acesso depende de computador e internet;
• requer organização e uma efetiva gestão dos conteúdos, pois armazena grande quantidade de informações.
• custo alto de implementação e manutenção, principalmente em relação a serviços terceirizados.

5. Aplicativos Empresariais de Comunicação

Os aplicativos são algumas das novas ferramentas de comunicação interna que surgiram para acompanhar as mudanças nos hábitos das pessoas. Com eles, a comunicação entre os colaboradores foi facilitada, principalmente em empresas que têm funcionários que viajam ou trabalham em escritórios sem acesso a computadores.

Os aplicativos podem ser usados na gestão de projetos, na divulgação de informações sobre datas e eventos importantes ou na realização de avaliações e pesquisas de opinião. Alguns deles são: Slack, HipChat e Microsoft Teams.

Além deles, há também os aplicativos/programas de chamadas de vídeo que facilitam a comunicação pessoa a pessoa e também permitem a realização de conferências com um número maior de usuários, como o Skype, Zoom, Google Duo e o Cisco Webex Meetings.

Há ainda o WhatsApp que, apesar de ser uma ferramenta de comunicação pessoal, é usado em muitas empresas, em grupos menores. As empresas adicionam os colaboradores em listas de transmissão para envio de informações importantes.

Vantagens:

• é acessível a todas as pessoas que possuem smartphone;
• as notificações chegam a todos os colaboradores e ajudam a lembrá-los de suas tarefas e compromissos;
• possibilidade de segmentação das mensagens;
• é uma ferramenta ágil e dinâmica;
• é possível usar vários formatos, como texto, vídeo e imagem.

Desvantagens:

• pode ter alto custo de implantação e manutenção, dependendo da ferramenta utilizada;
• é preciso incentivar alguns colaboradores a utilizarem o app;
• pode não ser utilizado por colaboradores resistentes à tecnologia;
• a possibilidade de receber mensagens fora do horário de trabalho pode causar problemas trabalhistas.

6. Rede Social Corporativa (RSC)

Junto à TV corporativa, a rede social corporativa é uma das ferramentas de comunicação interna que são tendência nas empresas. Semelhante a redes sociais conhecidas, a rede social corporativa permite a colaboração de todos os funcionários e favorece a comunicação horizontal, aproximando áreas diferentes da empresa.

Alguns exemplos dessa ferramenta são o Workplace, a rede social do Facebook exclusiva para empresas; e o Yammer, da Microsoft.

Vantagens:

• acesso a partir de qualquer lugar que tenha conexão à internet;
• interação entre colaboradores e departamentos;
• oferece vários tipos de conteúdos;
• pode ser usada para gerenciar arquivos;
• segmentação dos públicos e gerenciamento da distribuição dos conteúdos;
• sua semelhança com as redes sociais famosas ajuda sua adoção e utilização.

Desvantagens:

• implementação e manutenção com custo muito alto;
• seu acesso depende de proatividade dos colaboradores;
• necessidade de controle dos conteúdos publicados para que não ultrapassem a formalidade;
• necessita que um código de conduta seja criado;
• não alcança os colaboradores sem acesso à internet.

7. Jornais e Revistas Impressas ou Digitais

O jornal e a revista impressa parecem ferramentas de comunicação interna ultrapassadas, mas ainda são usadas em muitas empresas ou indústrias que ainda não aderiram à sua distribuição por meio digital.

O recomendado é que o jornal foque em notícias e acontecimentos que não perderão a validade, pois isso evita que ele seja descartado imediatamente.

Vantagens do jornal e revista impressa:

• é acessível a todos os colaboradores independente de acesso à internet;
• o formato permite uma variedade de conteúdos corporativos que serão consumidos imediatamente;
• sem muitos investimentos iniciais e baixo custo de implantação;
• pode agradar pessoas de mais idade que preferem esse meio de comunicação.

Desvantagens do jornal e revista impressa:

• alto custo de produção, pois a tiragem depende do número de colaboradores;
• exige criação, diagramação e distribuição;
• a periodicidade geralmente é longa, podendo variar entre 30 dias e 1 ano entre as edições;
• o conteúdo pode ficar desatualizado.

Vantagens do jornal e revista digital:

• praticidade. Pode ser acessado via smartphone, computador e outros dispositivos eletrônicos;
• sustentabilidade;
• facilidade de ser levado de um lugar para o outro;
• não ocupam espaço físico, pois podem ser armazenados em qualquer dispositivo.

Desvantagens do jornal e revista digital:

• pode não atrair tanta atenção quanto um jornal em mãos (impresso);
• não é acessível aos colaboradores que não têm acesso à internet.

Como você viu neste conteúdo, são muitas as ferramentas de comunicação interna que podem ser usadas dentro das empresas, porém não é somente uma questão de quais utilizar e sim de garantir que a mensagem chegue de forma clara a quem precisa, seja um grupo ou todos os colaboradores.

A escolha das ferramentas vai depender dos objetivos que se deseja alcançar com essas ações, do perfil dos seus colaboradores e da cultura da sua empresa.

Como todos somos diferentes, cada um prefere um tipo ou outro de conteúdo. Por isso, quando a mensagem é transmitida em diversas ferramentas, as chances de ela não se perder e chegar a todos é maior.

Após conhecer algumas ferramentas de comunicação interna para a sua empresa e entender sua importância, compartilhe o nosso conteúdo com seus colegas de trabalho!