Comunicação empresarial: o que é e benefícios da estratégia

Conforme a tecnologia vai se desenvolvendo, o mundo passa a usar cada vez mais meios de comunicação variados. No mundo dos negócios não é diferente! Podemos ver, por exemplo, como os smartphones e as videochamadas transformaram a comunicação empresarial.

Apesar disso, muitas empresas enfrentam problemas na comunicação, com funcionários trabalhando home office e dificuldades nas reuniões por videoconferência, por exemplo.

Então, como melhorar a maneira que sua empresa se comunica? A seguir, explicamos o que é a comunicação empresarial, qual sua importância e os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa!

O que é comunicação empresarial?

Comunicação empresarial é o processo de partilhar informações entre pessoas dentro e fora da empresa, realizado para o benefício comercial e institucional da organização.  Além disso, a comunicação organizacional pode se referir a como uma empresa compartilha informações para promover seus produtos ou serviços para consumidores em potencial.

Uma comunicação empresarial eficaz garante uma boa interação da administração e dos funcionários, focando em atingir as metas, melhorar as práticas e ajudar a reduzir erros da empresa.

Tipos de comunicação empresarial

Os principais tipos de comunicação em uma empresa são: comunicação interna e comunicação externa.

Comunicação empresarial interna

• Comunicação ascendente: qualquer comunicação vertical (aquela que vem de um funcionário de um nível hierárquico mais baixo para o gestor, por exemplo).
• Comunicação descendente/comunicação gerencial: qualquer comunicação que parta de uma pessoa de nível hierárquico superior para um subordinado.
• Comunicação lateral/comunicação técnica: comunicação interdepartamental ou interna entre colegas de trabalho.

Comunicação empresarial externa

A comunicação empresarial externa é qualquer mensagem que sai da equipe interna e do escritório envolvendo fornecedores, clientes ou qualquer coisa que afete sua marca. Alguns exemplos são apresentações de vendas, folhetos e redes sociais.

Os 8 processos da comunicação empresarial

1. Remetente: a pessoa que envia uma mensagem e dá início ao processo de comunicação.

2. Mensagem: é a informação que o remetente gera para o destinatário.

3. Codificação:  seleção dos símbolos ou palavras dentro da mensagem. Esta pode ser verbal, não verbal (como linguagem corporal) ou escrita.

4. Canal: maneira que você distribui a mensagem codificada. Exemplo: uma mensagem escrita pode ser distribuída por meio eletrônico ou impressa.

5. Destinatário: quem recebe a mensagem do remetente.

6. Decodificação: o receptor converte e interpreta a mensagem.

7. Feedback: quando o receptor recebe a mensagem e decodifica seu conteúdo, reagindo a ele. Essa etapa sinaliza ao remetente que sua mensagem foi recebida e entendida.

8. Ruído: é qualquer interferência na mensagem que poderia interromper a troca de comunicação entre o emissor e o receptor.

Benefícios de uma comunicação empresarial bem feita

Parcerias mais sólidas

Cada empresa tem sua rede de contatos, fornecedores, revendedores e terceirizados que colaboram para seu crescimento.

Por isso, é fundamental se comunicar regularmente com esses parceiros para evitar interrupções, seja através de visitas ocasionais, e-mail ou telefone.

Melhor produtividade dos funcionários

Quando seus funcionários têm todas as informações que precisam para fazer um trabalho bem feito, eles podem trabalhar de maneira mais rápida, segura e eficaz, pois a comunicação efetiva reduz as chances da ocorrência de mal-entendidos.

Melhor relacionamento com os clientes

A comunicação com seus clientes deve ir além de apenas comunicá-los sobre novos produtos. O relacionamento com o cliente pode ser fortalecido com boletins informativos, mídias sociais e blogs que apresentam conteúdos com soluções para problemas típicos, com instruções, dicas, entre outras informações. Conforme seus clientes veem seu domínio em determinada área, a confiança deles em você aumenta.

Também é importante possibilitar que os clientes possam dar feedback sobre como está sendo a experiência com o seu negócio. Isso pode ser feito através de um formulário em um site ou pesquisa por e-mail. Com o resultado em mãos, a empresa poderá ver no que deve melhorar em relação ao serviço e à experiência do cliente.

Aumenta a satisfação dos funcionários

Uma comunicação efetiva promove relacionamentos agradáveis em seu local de trabalho, tornando o ambiente bem mais positivo. Quando os funcionários têm uma boa comunicação entre si, o lugar fica mais descontraído e eles trabalham felizes.

Os funcionários se sentem à vontade para compartilhar suas preocupações com um colega da equipe, pois sabem que serão bem recebidos ouvidos. Além disso, a comunicação eficaz ajuda a superar os problemas de comunicação baseados na personalidade, cultura e experiência.

Dicas para melhorar a comunicação em sua empresa

Tenha uma estratégia de comunicação interna sólida

Implementar uma estratégia de comunicação interna garante que sua empresa comunique a mensagem ideal às pessoas certas por meio do canal mais eficaz. Como isso pode ser implementado?

• Selecionando as ferramentas adequadas para sua empresa,
• Mantendo o envolvimento dos funcionários e a comunidade em primeiro plano,
• Desenvolvendo uma estratégia de comunicação em toda a empresa que inclua todos os grupos de funcionários.

Forneça treinamento em comunicação para os funcionários

Um treinamento adequado é fundamental para desenvolver as habilidades dos funcionários e melhorar seu desempenho no trabalho, pois ajuda a:

• Melhorar as habilidades de comunicação verbal, escrita e auditiva,
• Adotar uma narrativa empresarial unificada,
• Reunir toda a equipe para um propósito e missão comuns,
• Construir confiança e relacionamentos mais autênticos no local de trabalho,
• Fornecer feedback honesto,
• Criar um ambiente de diálogo aberto com seus funcionários.

Desenvolva a escuta ativa

Ouvir as palavras que alguém diz nem sempre é o mesmo que escutar. Escutar ativamente implica engajamento e reconhecimento. Fazer perguntas, acenar com a cabeça e repetir o que foi dito são estratégias de escuta ativa que melhoram a qualidade da conversa e faz com que você se lembre da maior parte das informações que escutou.

No trabalho, a escuta ativa mostra seu interesse pela pessoa, aumenta a quantidade de informações que você se lembrará e cria uma conexão entre as partes envolvidas.

Demonstre empatia

O ambiente de trabalho pode ser muito estressante, não é mesmo? Por isso, é importante mostrar empatia uns com os outros. Isso ajuda a construir confiança entre os colegas de trabalho e também pode incentivar as pessoas a continuarem dando o melhor de si.

Compartilhe seus sentimentos com seus colegas de equipe. Você vai se surpreender ao saber que, na maioria das vezes, grande parte das pessoas compartilham os mesmos sentimentos e desafios que você.

Use as ferramentas certas para uma comunicação empresarial efetiva

Estude quais ferramentas serão úteis para a eficácia da comunicação em sua empresa. Perceba que, enquanto os mais jovens preferem usar o chat ao vivo, as gerações mais antigas ainda preferem receber um e-mail.

Para facilitar a comunicação, muitas empresas utilizam aplicativos de mensagens de equipe, como WhatsApp e Slack. Além de economizar tempo, os aplicativos de comunicação têm vantagens, como acesso facilitado a todos em tempo real.

Percebeu como a comunicação é importante para ter um local de trabalho produtivo? O feedback, por exemplo, um dos estágios do processo de comunicação organizacional, ajuda a melhorar o diálogo e o desempenho da sua empresa.

Quer saber como corrigir ou mesmo elogiar seus funcionários? Baixe nosso e-book e aprenda o que fazer e o que não fazer na hora de dar e receber um feedback!