Diante da necessidade de criar uma apresentação profissional — geralmente na pressa — o que você faz? Tente se lembrar. Se sua memória está, no mínimo, funcional, provavelmente você se verá, no passado, clicando em algum arquivo do PowerPoint e essa pode não ter sido a melhor escolha para você, sua apresentação e, principalmente, seu público.

Por que você não se viu clicando em um arquivo Word ou Excel, talvez escrevendo em uma lousa ou em um pedaço de papel?

Bem, é possível que tenha pensado ser mais rápido ou objetivo fazer essa tarefa usando o software que você apresentará o seu ponto, certo?

Continue a leitura deste conteúdo e entenda por que você não deve abrir o Power Point para fazer sua apresentação e quais passos deve seguir de modo a começar criá-la!

O poder do hábito

“Se eu escrevo um e-mail no Outlook e envio. Obviamente, eu crio apresentação no PowerPoint e apresento”, você pode estar pensando agora.

Existe lógica nesse pensamento, mas se a preocupação é ser lógico, vamos colocar dessa maneira: a equação não é exatamente assim.

Considere outra analogia: você precisa construir um prédio e imediatamente começa a cavar o chão. Nenhuma avaliação, cálculo ou projeto. Você apenas cava.

Na mesma linha, se sua apresentação fosse um filme, depois do briefing, você pegaria uma câmera e começaria a gravar?

Primeiro passo para começar uma apresentação

Após o briefing e seleção de dados consistentes, é o momento de pensar no que é necessário para sua apresentação alcançar o objetivo. Você precisa de um plano, uma direção, em outras palavras, um roteiro.

Para isso, é possível usar vários instrumentos. Como mencionado anteriormente, um pedaço de papel ou uma lousa poderiam ser boas opções.

Nesse momento, podemos tentar algo digital, como o editor de texto Word.

Vantagem de usar o Word antes do PowerPoint

O “poder do ponto” foi criado para fragmentar os dados (em slides e caixas) e expô-los de forma concisa. Essa técnica ajuda o apresentador a controlar a quantidade de informação que o público pode ver e, o mais importante, complementar e potencializar suas linguagens verbais e não-verbais.

Por outro lado, no Word você tem a opção de ver os dados em sua totalidade, como em um painel: início, meio e fim. Compare essas duas imagens:

Na primeira imagem, vemos uma apresentação no modo classificação de slides no Power Point. O outro é o script de uma apresentação no modo de leitura off-line no Word.

No primeiro, você não consegue identificar o conteúdo apresentado, enquanto, no outro, títulos e legendas o ajudam a localizar e ler o início, meio e fim da sua linha lógica.

A principal vantagem

Quando é possível identificar e, mais importante, ler os destaques do argumento, você tem melhores condições para reavaliá-lo, permitindo identificar a oportunidade de excluir ou adicionar informações, ou talvez, detalhar alguns pontos.

O melhor é que você poderá avaliar melhor se sua linha lógica deve ser alterada para alcançar o objetivo da apresentação.

De quebra, talvez você ainda consiga superar um hábito recorrente. Usualmente expressamos nossas ideias respeitando a ordem cronológica:

• passado, presente e futuro;
• antes, durante e depois;
• começo, meio e fim.

Ao ver todo o conteúdo, você pode mover as peças — nesse caso, os dados — para tornar o resultado mais interessante e persuasivo. Às vezes, apenas utilizando novos ordenamentos do conteúdo é possível extrair resultados incríveis.

Agora tente lembrar dos seus filmes favoritos, séries de TV, livros, peças de teatro. Quantas seguem inteiramente a ordem cronológica? Alguns? Nenhum? É hora de considerar novas formas de se expressar.

Entretanto, mudar um hábito não é fácil. Claro, em comunicação, não há problema em manter um hábito, desde que ele não limite a capacidade de expressar o potencial das suas ideias, produtos, marcas e serviços.

Do Word para onde você quiser

Com esse trabalho feito, você pode adaptar essa proposta para qualquer plataforma de comunicação que desejar, considerando que você sabe o que dizer, em quais termos e qual ordem quer dizer.

Agora, você pode começar a apresentação no Power Point. Confira o passo a passo que separamos abaixo!

Note que, nesse exemplo, deixamos propositalmente o mínimo de texto possível no slide e, no notes, colocamos as informações que serão usadas pelo apresentador para a elaboração do discurso.

Essa distribuição dos dados ajuda o apresentador a se preparar para o momento decisivo da apresentação e aumenta as chances de, durante a performance, a audiência permanecer focada no principal: quem apresenta.

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