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ATD 2019 | 8 dicas para gastar menos tempo com e-mails

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Você sabia que cerca de 42% das pessoas gastam em média três horas por dia apenas recebendo e enviando e-mails? É o que diz pesquisa pública apresentada pela escritora especialista em comunicação Dianna Booher, em sua palestra no ATD 2019.

“O e-mail é uma ferramenta que nos ajuda a economizar tempo, mas só se for usado da maneira correta”, afirma a especialista. E qual seria a forma correta? Selecionamos a seguir 8 dicas que vão ajudá-lo a fazer da caixa de mensagem uma grande aliada da sua produtividade.

1. Acerte logo de primeira

Nada economiza mais tempo do que um trabalho bem-feito. Querer responder ou confeccionar uma mensagem na pressa e sem todas as informações necessárias faz com que o receptor não capte o recado e você tenha de refazer.

Gaste sua concentração logo na primeira investida. “Gaste” seu tempo se preocupando em ser o mais claro possível. A escritora sugere dividir a mensagem em 4 partes:

1. Vá direto ao ponto, mostrando o que precisa ser feito com aquele recado. Informações fundamentais como datas de entrega devem estar presentes logo neste primeiro momento.

2. Explore as ações que serão tomadas por você baseado na mensagem que te foi enviada. “A partir do que foi dito farei o relatório e enviarei direto para fulano”.

3. Só aqui entram pequenos detalhes como as motivações daquele pedido. “Preciso que isso seja feito com atenção redobrada, pois irá diretamente para a sede da empresa.”

4. Para última parte do texto, reserve um espaço para facilitar a vida do receptor. Mostre exatamente o que precisa ser feito, anexe links com exemplos, tabelas ou formulários que auxiliem a completar aquela tarefa — isso ajuda a evitar a infinidade de e-mails trocados para o esclarecimento de dúvidas.

2. E-mail não é dissertação

Essa ferramenta tem seu ofício: esclarecimento de dúvidas e troca de tarefas. No primeiro contato, atenha-se ao que o destinatário vai precisar para cumprir o que está sendo pedido. Caso seja estritamente necessário os esclarecimentos de algum detalhe, deixe que ele te ligue ou responda ao e-mail com as preocupações.

3. Use datas de entrega exatas

“Não, não é rude pedir algo para sexta-feira se você precisa dele na sexta-feira. Rude mesmo é escrever “assim que possível” e na quinta-feira enviar o segundo e-mail dizendo “preciso disso para amanhã”, diz Dianna. Não importa para quem seja, se você tem um prazo, a pessoa tem o direito de saber qual é para conseguir se organizar.

4. Enderece as tarefas

Dê nome aos bois. Deixar claro por meio da linguagem quem deve fazer o que evita confusão e acelera o processo de interpretação do leitor, afinal é um e-mail com instruções diretas.

5. Destaque o mais importante

Usar sublinhados, cores, negritos e itálicos de forma que ajudem a organizar o conteúdo é recomendado principalmente em mensagens que exploram mais de um conteúdo. Qualquer artifício que direcione o olhar do leitor para o que precisa ser interpretado com urgência é bem-vindo.

6. Resolva de uma vez

E-mails errados ou redundantes são muito chatos. Só tem uma coisa mais chata: os reminders e follow-ups destes e-mails. Não deixe para amanhã o que se deve fazer hoje. Desinscreva-se de listas de transmissão logo na primeira oportunidade. A solução rápida de curto prazo de “vou deletar rapidinho este aqui, no próximo eu faço” pode custar caro no longo prazo.

7. Cuidado com as distrações

Na pesquisa citada pela escritora, 65% das pessoas mantêm o e-mail aberto para checá-lo regularmente durante o trabalho. Se os e-mails enviados são de suma importância, fazer isso não é um problema. Mas quando acontece a troca insignificante de mensagens, como agradecimentos e um reply all que não faz diferença para quem recebe, aí pode comprometer a produtividade.

 

Uma das dicas para evitar este tipo de problema é: Caso você tenha de enviar um documento para mais de uma pessoa em cópia, peça para que respondam apenas se tiverem objeções ao conteúdo, dessa forma evita-se pelo menos algumas das mensagens vazias que podem interromper seu trabalho.

8. Organize sua caixa de mensagens

Primeiramente: “não use seu e-mail como to-do-list!”. Segundo Dianna, há aplicativos muito melhores para cumprir essa tarefa. Usar o e-mail para isso é desnecessário e pode complicar sua vida na caçada por e-mails antigos para descobrir o que e para quando precisa ser feito.

 

Em segundo lugar, nomeie todos os seus arquivos e separe-os em pastas. Crie pastas mais genéricas e dentro delas inclua pastas direcionadas a um assunto específico. Por exemplo, você pode criar uma pasta Prospecções e dentro dela incluir uma pasta com o nome de cada cliente.

 

Por último: quando o assunto mudar, mude o nome da linha. Parece óbvio, mas quem nunca teve de procurar uma mensagem perdida em uma linha de assunto gigantesca, que atire a primeira pedra.

 

Gostou do conteúdo? Aproveite as dicas e mande para os colegas de trabalho num e-mail bem estruturado e fique ligado nos outros posts sobre ATD 2019.